Sie möchten Ihre Events gerne moderner und interaktiver gestalten? Virtuelle, digitale oder sogar hybride Veranstaltungen haben viele Vorteile, müssen aber richtig geplant und umgesetzt werden. Erfahren Sie hier Tipps und welche Anforderungen zu erfüllen sind, wenn Sie virtuelle Events organisieren.
Digitale Events organisieren – Vorbereitung
Virtuelle Events organisieren, das klingt zunächst nach einer aufwendigen Angelegenheit. Mit dem passenden Know-how, moderner Technik und dem richtigen Konzept lässt sich das aber dennoch zeit- und kostensparend umsetzen. Die richtige Veranstaltungsagentur unterstützt Sie dabei, wenn Sie virtuelle Events organisieren.
Die Vorbereitung ist das A und O. Doch was gehört eigentlich dazu, wenn Sie virtuelle Events organisieren?
Ganz wichtig ist die Definition der Zielgruppe, um das Event individuell daran anzupassen.
Weiterhin sind die Ziele des virtuellen Events festzulegen. Auch Marktforschung eignet sich dafür, um Ziele konkreter festzulegen und die Bedürfnisse der Zielgruppe herauszufinden.
Erstellung eines Budgetplans für die Finanzierung des Events. Auch mögliche Sponsoren müssen angefragt werden, wenn Sie digitale Events organisieren.
Stehen Ziele und Zielgruppe fest, ist die Erstellung eines detaillierten Konzepts wichtig.
Finden Sie eine geeignete Location.
Legen Sie das Event-Format fest (z. B. virtuelle Messe, digitale Konferenz oder Webinar).
Als Nächstes ist ein aussagekräftiger Name für das Event und die Gestaltung eines Logos wichtig. Auch eine knackige Eventbeschreibung darf nicht fehlen.
Die Technik sollte passend zum Eventformat festgelegt werden.
Das Team wird zusammengestellt (Catering und Teilnehmermanagement offline/online, Technik, Koordination und Durchführung).
Ein konkreter Ablaufplan hilft dem gesamten Team, die geplante Struktur einzuhalten.
Anfrage der Top-Speaker, um den besten Termin zu finden.
Ein konkreter Termin wird festgelegt.
Die Gesamtdauer für die digitale Veranstaltung wird bestimmt.
Überfordern die Teilnehmer nicht und planen Sie ausreichend Pausen ein. In den virtuellen Pausen ist passendes Entertainment wichtig.
Eine Event-Webseite und verschiedene Social-Media Präsenzen helfen bei der Vermarktung.
Event-Apps dienen zum Videostream, dem Versand von Nachrichten und dem Einholen von Feedback.
Nicht vergessen werden dürfen genügend Möglichkeiten für das Networking unter den Teilnehmern, aber auch zwischen Teilnehmern und Ausstellern oder Speakern.
Der Versand der Einladungen sollte rechtzeitig erfolgen.
Mit gezielten Werbemaßnahmen lässt sich die gewünschte Teilnehmerzahl schneller erreichen (z. B. Social Media Stories, Event-Hashtags, Pressemitteilungen, Online-Veranstaltungskalender, E-Mail-Signatur als Werbung, Promovideo, Rabatte und Gutscheine, Verlosungen, kleine Aufmerksamkeiten)
Testläufe mit Referenten und Moderatoren geben Sicherheit.
Wichtig ist auch eine Überprüfung der gesamten Technik (Internetverbindung, Software, Mikrofone, Beleuchtung, Kamerabild und Ton).
Regelmäßige Erinnerungsmails vor dem Event sind zu empfehlen.
Letzter Check am Tag des Events
Es ist geschafft, sämtliche Vorbereitungen sind abgeschlossen, nun steht der große Tag an. Folgende Dinge sind jetzt noch wichtig, wenn Sie virtuelle und digitale Events organisieren.
Das Streaming sollte rechtzeitig beginnen, damit alle Onlineteilnehmer genug Zeit haben, sich anzumelden.
In einem letzten Sicherheitscheck wird geprüft, ob die Technik einwandfrei funktioniert.
Eine letzte Erinnerungsmail bringt auch die letzten Teilnehmer dazu, sich rechtzeitig einzufinden.
Virtuelle Events organisieren – während des Events
Ihr Event hat planmäßig begonnen? Für die erfolgreiche Durchführung sollten Sie während des virtuellen Events auf folgende Dinge achten.
Roten Faden einhalten: Damit sich niemand langweilt, ist es wichtig, den Teilnehmern stets den aktuellen Ablauf zu visualisieren. Wie lange dauert das Event insgesamt, wann sind Pausen eingeplant und welche Inhalte kommen an welcher Stelle? Pausen sollten mit interaktiven Formaten und kurzweiligen Inhalten gestaltet werden, damit die Teilnehmer aktiv dabei bleiben.
Q&A: Um alle Fragen der Teilnehmer schnellstmöglich zu beantworten, ist die Einrichtung einer Chat-Funktion geeignet. So können Speaker direkt auf mögliche Fragen aus dem Online-Publikum eingehen. Dadurch wirkt ein Event noch interaktiver. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmer wird ebenfalls erhöht, wenn eine aktive Beurteilung am Event möglich ist. Eine weitere Möglichkeit für mehr interaktive Teilnahme ist eine Live-Umfrage während des Events. Antworten werden dabei in Echtzeit erfasst und dienen als Grundlage für weitere Diskussionen.
Networking-Räume anbieten: Teilnehmer vor Ort, aber auch Online-Gäste wollen sich vernetzen – auch beim Hybrid-Event sollte dafür genug Raum geboten werden. Umsetzen lässt sich das über moderne Networking-Tools, über die Kontakte geknüpft und Meetings für den Austausch geplant werden können. Ein Online-Event kann dafür auch in mehrere Sub-Konferenzen unterteilt werden. Die Teilnahme an Workshops wäre darüber ebenfalls möglich.
Verkaufsgespräche ermöglichen: Nach Produktvorstellungen oder Messen werden oft schon die ersten Verkaufsgespräche geführt. Planen Sie beim virtuelle Events organisieren auch dafür Zeit ein und ermöglichen Sie den Teilnehmern und Sponsoren eine unkomplizierte Kontaktaufnahme.
Für Abwechslung und Spannung sorgen: Gestalten Sie nicht nur das hybride Event möglichst aktiv, sondern auch die Pausen. Wenn Sie digitale Events organisieren, eignen sich verschiedenste Tools, um Teilnehmer online bei Laune zu halten. Möglich wären zum Beispiel ein Quiz, eine Umfrage oder auch ein kleines Spiel zur Unterhaltung. Auch musikalische Einlagen sowie Miniworkshops sind geeignet, um Pausen sinnvoll zu überbrücken, aber dennoch für die nötige Entspannung zu sorgen.
Sponsoreneinbindung: Vergessen Sie nicht, die Sponsoren und Aussteller während des Events angemessen zu präsentieren, zum Beispiel über Bauchbinden, Banner oder Pop-Ups. Dabei sollten die Inhalte des hybriden Events aber immer im Fokus bleiben, es darf nicht der Eindruck einer Werbeveranstaltung entstehen.
Digitale Events organisieren – Nachbereitung nicht vergessen
Ihre virtuelle Veranstaltung war ein voller Erfolg? Glückwunsch! Nicht zu versäumen sind einige wichtige Dinge zur professionellen Nachbereitung.
Bedanken Sie sich nach dem Event bei allen Online-Teilnehmern, Speakern und dem restlichen Team.
Um die Qualität weiter verbessern zu können, ist Feedback aller Beteiligten wichtig. Eine Umfrage wäre dafür gut geeignet.
Teilnehmerfeedback wird am besten kurz nach der Veranstaltung eingeholt, damit nichts Wichtiges vergessen wird. Lassen Sie sich mitteilen, was besonders gut ankam und was weniger gut lief.
Damit das hybride Event noch lange in guter Erinnerung bleibt, können Sie die wichtigsten Highlights zusammenfassen und den Teilnehmern zur Verfügung stellen. Auch alle, die das Event aus verschiedensten Gründen verpasst haben, können so in Nachhinein noch davon profitieren.
Produktvideos, PDFs und Whitepaper können passend zum Event anschließend zum Download angeboten werden.
Sie können auch das komplette Event aufzeichnen lassen und online zum Abruf für Interessierte verfügbar machen.
Werten Sie die Veranstaltung zum Schluss noch mal komplett und detailliert aus. Wurden alle Ziele erreicht, die Sie sich vorgenommen haben? Wurde das Budget eingehalten und was könnte zukünftig noch besser laufen, wenn Sie virtuelle Events organisieren?
Wenn Sie fragen dazu haben oder Unterstützung für Ihren Hybrid Event benötigen, erreichen Sie uns jederzeit unter berlin@beeftea.de
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