Eventberatung für Unternehmen – strategische Orientierung vor Konzept und Planung
Eventberatung setzt an, bevor Konzept oder Ablaufplan entstehen: Wir klären mit Ihnen die strategischen Grundfragen – welches Ziel Ihr Event erreichen soll, welche Zielgruppe im Fokus steht und welches Format (Live, Hybrid, Digital) sowie Budget dazu passen. Diese vorgelagerte Diagnose- und Strategiephase ist die Grundlage für alles Weitere: Erst danach folgen die konkrete Eventkonzeption mit Format und Dramaturgie und die operative Eventplanung. BEEFTEA begleitet Sie in der Eventberatung von der ersten strategischen Weichenstellung an – unabhängig davon, ob die anschließende Konzeption und Planung ebenfalls bei uns oder in Ihrem eigenen Haus stattfindet.
Unternehmen, die Eventberatung auf Augenhöhe suchen, finden in BEEFTEA einen Partner, der strategisch mitdenkt – von der ersten Idee bis zur Nachbereitung.
BEEFTEA begleitet Sie von der ersten Idee bis zur Nachbereitung – damit Ihr Event zu jedem Zeitpunkt in erfahrenen Händen ist. Wir bringen Struktur in die Planung, Klarheit in das Konzept und Verlässlichkeit in die Umsetzung. Ob Präsenzveranstaltung, hybrides Format oder digitales Event: Unsere Eventberatung ist auf Ihre Ziele ausgerichtet – nicht auf Standardlösungen.
Events und Eventberatung leben in einer mehrdimensionalen Domäne. Das Spektrum von live, hybrid und digital spannt die Dimension der Veranstaltungsform auf. Die darzustellenden Aspekten von Corporate Identity, Mission und Produkt/Dienstleistung sind weitere Basisvektoren. Hinzu kommen Anzahl der Teilnehmer und ihre Auswahl, Ansprache und Information des externen Publikums, die Darstellung in der lokalen und überregionalen Presse, Veranstaltungsort, Terminierung und Dauer.
In allen Dimensionen der Eventberatung verfügt die Eventagentur BEEFTEA group über Kernkompetenzen. Wir haben Expertise zu klassische, digitale und hybride Events, im Social Media Marketing, im Content Marketing, sowie in App- und Webseitenerstellung. Wir inszenieren Ihre Räume und Locations während Präsenzveranstaltungen. Wir organisieren für Sie Corporate Events, Roadshows und Kongresse. Wir bündeln Erlebnisse zu passgenauen Incentives und organisieren Sponsoring für Ihr Event. Wir produzieren auf Ihren Wunsch Live-Streams von Ihren Events und leisten die Platzierung im Kontext von Video on Demand.
Mit praxiserprobter Fachkompetenz steht Ihnen die BEEFTEA group in der Eventberatung zu allen Aspekten der Eventplanung zur Seite.
Die COVID-19-Krise hat zu einem Umdenken in Bezug auf Großveranstaltungen geführt. Jene wurden während der Schocks der Lockdowns ersatzlos abgesagt, später, nach Bereitstellung geeigneter Infrastruktur, zu rein digitalen Events umgewidmet. Heute ist die Erweiterung des Teilnehmerfeldes von Präsenzveranstaltungen durch digitale Teilhabe integraler Bestandteil der Beratung der BEEFTEA group.
BEEFTEA group – Agentur für hybride Events
Hybride Events - Events, die Online- und Präsenzanteil verbinden - sind eine zeitgemäße, effiziente sowie kosten- und umweltfreundliche Alternative zu klassischen Großveranstaltungen in Präsenz. Anreise-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten werden durch hybride Veranstaltung gesenkt. Der CO2-Footprint des Events wird dadurch reduziert.
Nutzen Sie unsere Expertise im Bereich Internet, Social Media und neue Medien zur Planung Ihres hybriden Events! BEEFTEA group begleitet Sie online und in Präsenz auf dem Weg zum optimalen Nutzen.
Nachhaltige Events
Nachhaltige Eventberatung ist uns ein großes Anliegen. Nutzen Sie unsere seit 2020 zertifizierte und 2022 erneut bestätigte Kernkompetenz in ökologisch, sozial und ethisch nachhaltigem Handeln!
Die Organisation der Anreise der Teilnehmer an Ihrem Event per Bahn statt mit Flugzeug/Auto, das Catering mit lokalen Produkten, die Vermeidung von Plastik für Bühnenbauten und während der Eventdurchführung - dies sind einige der Punkte, für die wir gemeinsam mit Ihnen im Rahmen der Beratung zu Green Events Lösungen finden werden.
Die BEEFTEA group unterstützt Sie in der Planung ihres ersten Green Events von Anfang an.
Mehr zu Nachhaltigkeit und Green Events lesen
Was unterscheidet Eventberatung von Eventplanung und Eventkonzeption?
Die Eventberatung setzt zeitlich und inhaltlich vor der Eventkonzeption und Eventplanung an: Sie klärt die strategischen Grundfragen – Ziel, Zielgruppe, Format und Budgetrahmen des Events. Erst auf dieser Basis folgt die Eventkonzeption mit der konkreten Format- und Dramaturgie-Entwicklung, und anschließend die Eventplanung mit der operativen Umsetzung von Location, Ablauf und Dienstleistern. BEEFTEA bietet alle drei Leistungen an – Sie können uns aber auch ausschließlich für die strategische Eventberatung beauftragen, unabhängig davon, wer die anschließende Konzeption und Planung übernimmt.
Woran erkennt man eine gute Eventagentur?
Eine gute Eventagentur zeigt sich an nachweisbarer Erfahrung mit vergleichbaren Veranstaltungsformaten, einem Leistungsspektrum, das von der strategischen Beratung über Konzeption und Planung bis zur Durchführung reicht, und einer offenen, verbindlichen Kommunikation von der ersten Anfrage an. Ebenso wichtig sind eine klare, nachvollziehbare Kalkulation sowie – bei bundesweiten oder mehrtägigen Projekten – eine regionale Präsenz, die kurze Wege und persönlichen Kontakt vor Ort ermöglicht. BEEFTEA group deckt dieses Spektrum als Full-Service-Agentur mit eigenen Standorten in Berlin, Hamburg und Köln sowie Erfahrung in Corporate Events und Kongressen ab.
Welche Rolle spielen Referenzen und Erfahrung bei der Auswahl einer Eventagentur?
Referenzen zeigen, ob eine Agentur bereits Formate und Größenordnungen umgesetzt hat, die mit dem eigenen Vorhaben vergleichbar sind – etwa Kongresse, Fachtagungen oder große Corporate-Event-Formate. BEEFTEA group verfügt über Erfahrung in der Organisation von Corporate Events und Kongressen und hat unter anderem als Kongressagentur in Berlin entsprechende Projekte umgesetzt. Wer Referenzen prüft, sollte gezielt nach Projekten in der eigenen Größenordnung und Branche fragen, statt sich auf eine allgemeine Referenzliste zu verlassen.
Full-Service-Agentur oder Spezialdienstleister – worauf sollte man bei der Auswahl achten?
Bei der Auswahl lohnt sich die Frage, ob eine Agentur das komplette Spektrum von der strategischen Beratung über Konzeption und Planung bis zur Umsetzung abdeckt, oder nur einzelne Teilleistungen anbietet – gerade bei komplexen Formaten wie einer Jahresauftaktveranstaltung, einer Kick-off-Veranstaltung oder einer bundesweiten Vertriebstagung reduziert ein einziger Full-Service-Partner Schnittstellen und Abstimmungsaufwand. BEEFTEA group deckt dieses Spektrum als Full-Service-Agentur vollständig ab, lässt sich aber auch gezielt nur für einzelne Phasen wie die Eventberatung beauftragen. Den grundsätzlichen Unterschied zwischen Agentur und reinem Veranstaltungsdienstleister erläutert die FAQ auf der Corporate-Events-Seite näher.
Wie wichtig sind persönliche Chemie und Kommunikation bei der Zusammenarbeit mit einer Eventagentur?
Da die Zusammenarbeit oft über Monate läuft und in der heißen Phase vor dem Event eng getaktet ist, entscheidet die Qualität der Kommunikation häufig über den reibungslosen Ablauf – klare Ansprechpartner, schnelle Rückmeldungen und ein gemeinsames Verständnis der Ziele sind dafür wichtiger als reine Sympathie. Ein persönliches Kennenlerngespräch vor Beauftragung zeigt meist schnell, ob Arbeitsweise und Erwartungen zusammenpassen. Eine regionale Präsenz der Agentur erleichtert dabei den direkten, persönlichen Kontakt zusätzlich – BEEFTEA group ist dafür neben Berlin und Köln auch am Standort Hamburg vertreten.
Welche Rolle spielt Preistransparenz bei der Auswahl einer Eventagentur?
Preistransparenz zeigt sich weniger am Angebotspreis selbst als daran, ob eine Agentur die Kostenstruktur früh und nachvollziehbar offenlegt – idealerweise schon in einer vorgelagerten Beratungsphase, bevor Konzept und Ablauf im Detail feststehen. Genau dort setzt die Eventberatung an: Sie klärt neben Ziel, Zielgruppe und Format auch den Budgetrahmen, sodass spätere Angebote aus Konzeption und Planung auf einer gemeinsam abgestimmten Kostenbasis aufbauen. Wer hier von Anfang an offene, nachvollziehbare Zahlen bekommt, kann spätere Angebote realistischer einordnen.