Videokonferenzen mit digitalen Workshops kombinieren und Mitarbeiter Potentiale nutzen - So geht's

Aktualisiert: 25. Dez 2020




So nutzt du die Vorteile von digitalen Workshops

Momentan finden zahlreiche Veranstaltungen als Digitalevent oder Videokonferenzen statt. Meist handelt es sich um klassische Keynotes, bei denen ein Referent ein Thema präsentiert oder einige wenige Diskutanten im Rahmen einer Panelsession sich unterhalten. Ein ziemlich frontales Eventformat, das sich bei Präsenz- ebenso wie bei Digitalevents relativ einfach umsetzen lässt. Partizipation und Interaktion kommen dabei jedoch zu kurz. Allerdings sind es diese beiden Aspekte, die dafür sorgen, dass deine Teilnehmer sich aktiv einbringen können und somit an dein Event und dessen Botschaften deutlich besser erinnern können. Wer das “Audience Engagement” erhöhen will, braucht andere und aktivierende Formate – zum Beispiel digitale Workshops. Egal ob als Teil einer Veranstaltung oder als Einzelevent.


Die drei Stufen der Partizipation bei Digitalevents

Im Kern gibt es drei Stufen der Partizipation bei Digitalevents oder bei Präsenzevents:

  • Stufe 1: Ein Referent oder mehrere Referenten halten einen Vortrag während die Teilnehmer zuhören.

  • Stufe 2: Zusätzlich zum Vortrag eines Experten, lässt dieser bzw. der Veranstalter Fragen der Teilnehmer zu. Beliebt und bekannt sind hierbei die Q&A-Runden oder der Sessionchat bei einem Digitalevent.

  • Stufe 3: Alle Teilnehmer arbeiten in kleineren Gruppen gemeinsam an einem Thema.

Die ersten beiden Varianten werden häufig umgesetzt, während sich Veranstalter vor allem an die dritte Variante, den digitalen Workshop, mit tatsächlich zwei dimensionaler Kommunikation nur sehr selten herantrauen. Dabei kannst du gerade bei diesem Format das Wissen vieler Teilnehmenden nutzen und so ganz neue Ergebnisse erarbeiten und deine Teilnehmer zugleich bei der Stange halten. Darüber hinaus behalten sie die gemeinsam erarbeiteten Themen und Botschaften wesentlich besser als hätten sie diese lediglich passiv konsumiert.


Vorteile von digitalen Workshops

Die analoge Variante eines Workshops kennst du sicherlich: An einem oder mehreren Flipcharts verteilt über verschiedene Räume erarbeiten die Teilnehmer etwas auf großen Blättern oder Papiertischdecken und tragen es anschließend im Plenum zusammen. So weit so gut. Allerdings ist dieser Prozess logistisch vor allem bei vielen Teilnehmern eine echte Herausforderung.

Stell dir nur einmal eine Jahresauftakt-Veranstaltung eines Unternehmens mit 500 Mitarbeitern vor. Da kommst du schnell auf 50 Tische, wenn du maximal 10 Personen pro Tisch zulässt. Wer hat so viel Platz? Und wie schnell wird es da laut? Ganz zu schweigen von langen Wegen zwischen den Räumen, der nachhaltigen Dokumentation und dem Teilen der Arbeitsergebnisse. Eine echte Sisyphusarbeit.

Alternativ könntest du Hardware nutzen, um diesen Prozess zumindest in Teilen zu digitalisieren und damit effizienter zu machen. Nur auch dann stoßen viele schnell an die Grenzen des Machbaren. Wer hat so viele freie Laptops oder Tablets oder ist bereit, diese für so ein Event zu mieten?

Deutlich leichter und effizienter sind in diesem Falle digitale Workshops, denn

  • Teilnehmer können schnell und einfach die virtuellen Tische bzw. Räume wechseln,

  • jeder kann sehen, was die Gruppe bisher erarbeitet hat,

  • jeder kann seine Notizen und Gedanken auf einem virtuellen Whiteboard festhalten,

  • Wissen ist im digitalen Raum nur einen Klick entfernt – wer konkrete Fragen hat, findet diese in Echtzeit im Netz,

  • das sorgt für bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit,

  • virtuelle Whiteboards werden durch eingefügte Bilder deutlich lebendiger und optisch ansprechender,

  • die Arbeitsergebnisse können im anschließenden Plenum leichter geteilt und verdichtet werden,

  • Teilnehmer können auch nach dem Event die Ergebnisse sehr komfortabel einsehen und ergänzen.

Du siehst, digitale Workshops haben zahlreiche Vorteile gegenüber den physischen Pendants. Neben der längeren Halbwertzeit durch die nachhaltige Aufzeichnung des Events ist die Partizipation der Teilnehmer wesentlich unmittelbarer. Sie sind buchstäblich näher dran am Geschehen.


Nützliche Tools für digitale Workshops

Tools für reine Digitalevents

Viele Videokonferenz-Tools haben bereits integrierte Whiteboards, beispielsweise Adobe Connect, BlueJeans, Circuit, clickmeeting oder Zoom. Hat deine Lösung oder deine Event-Plattform noch kein virtuelles Whiteboard, kannst du mit nur wenigen Klicks eines integrieren oder auf ein solches verlinken. Sehr bekannte Whiteboards für die digitale Zusammenarbeit sind mural oder miro. Hier können deine Teilnehmer auch Post-its verteilen oder kleine Zeichnungen anfertigen. Eine ideale Basis für ein gemeinsames Brainstorming.



Lösungen für hybride Events

Natürlich kannst du diese Tools auch für hybride Veranstaltungen nutzen. Noch besser auf die Bedürfnisse im Rahmen von hybriden Events ist beispielsweise die Lösung von weframe One – ein Riesendisplay inklusive Software. Auch wir haben dieses hybride Whiteboard bereits genutzt und sind begeistert. Es war nie einfacher, Teilnehmer onsite und online zusammenzubringen.


Auf die Didaktik kommt es an

Doch neben all den Tools und Boards, die wir dir hier vorstellen, brauchst du für digitale Workshops unbedingt einen Trainer oder Moderator, der die Teilnehmer aktiv begleitet und unterstützt. Ganz so wie du es auf Präsenzveranstaltungen auch tun würdest.

Schließlich brauchen deine Teilnehmer eine Anleitung, wie sie die Tools bedienen sollen und eine Anlaufstelle für den Fall, dass sie weitere Fragen haben oder nicht weiterkommen. Darüber hinaus sollte dein Trainer die Funktion des “Timekeepers” übernehmen, damit auch im virtuellen Raum alle Teilnehmer wieder pünktlich in einem Raum sitzen.


Fazit

Digitale Workshops haben zahlreiche Vorteile gegenüber klassischen Präsenzworkshops, werden jedoch noch viel zu selten genutzt. Vor allem, wenn es darum geht, gemeinsam Ideen zu erarbeiten und die Ergebnisse effizient und nachhaltig zur Verfügung zu machen, haben digitale Workshops die Nase vorn. Wer das umsetzen möchte, holt sich am besten sowohl die passenden Tools als auch geeignete Trainer ins Haus. Diese kombinieren ihre digitalen Meetings mit digitalen Workshops und nutzen alle Potentiale von Teilnehmer know how. Genau dabei beraten wir Dich gern und begleiten den Prozess von A bis Z – natürlich inklusive operativer Umsetzung.


Für mehr Informationen schreibe uns eine mail an berlin@beeftea.de


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