Hybride Veranstaltungen sind wie Digitalevents 2020 – kaum einer hat sie bisher organisiert, aber von vielen Eventplanern und Event Agenturen wird ein erfolgreiches Hybridevent erwartet. Wir haben uns zahlreiche hybride Veranstaltungen einmal genauer angesehen und reflektiert, was funktioniert und was nicht. Damit du die Stolperfallen auslassen und dich auf das Wichtigste konzentrieren kannst.
Warum hybride Veranstaltungen so komplex sind
Was für Auftraggeber, Vorgesetzte oder (Branchen-)Kollegen ganz einfach und selbstverständlich klingt, birgt gleich mehrere Herausforderungen. Vielleicht sind dir diese bereits sehr wohl bewusst, vielleicht brauchst du ein paar Argumente für deinen Chef oder andere Auftraggeber. Hier sind die Gründe, warum hybride Veranstaltungen viel komplexer sind als die meisten denken.
Zwei Events zum gleichen Zeitpunkt
Ein Event ist schon herausfordernd genug. Kombinierst du jedoch ein Präsenzevent mit einem virtuellen Event und willst du es für beide Seiten richtig gut machen, organisierst du in Wahrheit zwei Events zum gleichen Zeitpunkt. Das bedeutet konkret, dass jedes Event vorbereitet und begleitet werden muss. Du brauchst also zwei Teams und das auch bei deinen Dienstleistern. Darüber hinaus sollte es eine koordinierende Stelle geben, die beide Events bzw. deren Planungen zusammenbringt und zu einem stimmigen Hybridevent zusammenfügt.
Präsentationen, die beide gleichermaßen ansprechen sollen
Auf welches Publikum konzentrieren sich eigentlich dein Moderator und deine Referenten? Das Publikum vor Ort genauso anzusprechen wie das Publikum an den Rechnern ist eine echte Herausforderung und gelingt nur den wenigsten. So ist es oft auch mit den gezeigten Präsentationen. Meist sind sie für ein Publikum optimiert.
Catering für zwei Besuchergruppen
Willst du eine hybride Veranstaltung organisieren, die beide Teilnehmergruppen tatsächlich gleichwertig behandelt, brauchst du Catering für die Teilnehmer vor Ort und für die online zugeschalteten. Das ist sowohl organisatorisch eine Zusatzaufgabe als auch ein Budgetfaktor. Darüber hinaus gibt es gerade in diesen Zeiten noch viele Teilnehmer, die kurzfristig von einer auf die andere Eventteilnahme umschwenken. Auch das musst du berücksichtigen – schließlich soll niemand leer ausgehen und es sollten auch keine Lebensmittel verschwendet werden.
Networking für beide Teilnehmergruppen ermöglichen
Ein Event – eine Community. Wenn auch du als Eventplaner oder Veranstalter so denkst, dann geht es dir wie den meisten. Sie möchten gern die gesamte Community zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammenbringen. Schließlich wirkt so das eigene Event viel größer und ist damit auch attraktiver für Auftraggeber, Aussteller oder Sponsoren. Auch bei Mitarbeiterevents ist eine größere Teilnehmerzahl beeindruckend und bringt - zumindest theoretisch - mehr Menschen zusammen.
Was Teilnehmer einer hybriden Veranstaltung wirklich wollen
Was Teilnehmer von Veranstaltungen wirklich wollen, ist in den meisten Fällen schon lange kein Geheimnis mehr. Doch vor dem Hintergrund unzähliger technischer Möglichkeiten vergessen wir schon einmal, worum es eigentlich geht.
Online-Teilnehmer wollen
… vor allem kurze, auf den Punkt gebrachte Inhalte, rhetorisch möglichst ansprechend präsentiert sowie eine technisch einwandfreie Präsentation. Gerade für die Wissensvermittlung bieten sich Online-Events an. D.h. deine Teilnehmer kommen zu deinem virtuellen Eventformat, weil sie etwas lernen wollen. Networking, physische Erlebnisse, Catering, Abendprogramme und ähnliches rücken in den Hintergrund.
Offline-Teilnehmer wollen
… vor allem Networking und ein Erlebnis vor Ort. Sie erwarten eine gute Verpflegung und nehmen auch gern einmal längere Sessions und Vorträge in Kauf. Wer eine Reise zu deinem Präsenzevent auf sich genommen hat, erwartet mehr als Frontalvorträge Schlag auf Schlag. Interaktive Eventformate, großzügige Pausen und viele Networking-Gelegenheiten stehen bei ihnen ganz oben auf der Wunschliste. Für die reine Wissensvermittlung hätten sie auch im (Home-)Office bleiben können.
Daher lautet unser Praxistipp für dich: Konzentriere dich bei der Eventkonzeption und Planung auf die Aspekte, die die jeweilige Teilnehmergruppe wirklich erwartet und zu schätzen weiß. Widerstehe der Versuchung, alles für alle anbieten zu müssen.
Was du bei einer hybriden Veranstaltung weglassen oder reduzieren kannst
Reduziere Komplexität, wann immer du kannst. Wichtig dabei ist jedoch, dass deine hybride Veranstaltung zu deiner Zielgruppe passt. Finde heraus, wie deine Community vorrangig tickt und reduziere entsprechend.
Pre-Recordings für einige Vorträge
Vorab aufgezeichnete Vorträge bieten sich dann an, wenn dein Sprecher oder der Vertreter deines Ausstellers gut mit einer Kamera umgehen und auch einen spannenden Vortrag vor einem unsichtbaren Publikum halten kann. Es gibt Speaker, denen hört und sieht kaum einer an, ob der Vortrag live zugeschaltet wurde oder es sich um eine Aufzeichnung handelt. Der Vorteil: Technisch sind diese Vorträge meist viel höherwertig und außerdem nimmst du viel Stress bei deinem AV-Dienstleister raus. Das reduziert zudem die Kosten, die du für die technische Umsetzung einplanen musst.
Getrenntes Standpersonal
Du willst dich auf einer hybriden Veranstaltung mit einem Ausstellungsstand präsentieren? Oder du organisierst hybride Teilnahmemöglichkeiten für deine Aussteller? Dann empfiehlt sich ein getrenntes Auftreten des Standpersonals. Wer vor Ort ist, nimmt mit den Besuchern vor Ort Kontakt auf und wer aus dem Home-Office dem Event folgt, der übernimmt das virtuelle Networking. So konzentriert sich jeder auf das, was von seinem Standort aus am besten gelingt. Die Online-Teilnehmer netzwerken mit den online Standbetreuern ohne störende Hintergrundgeräusche und der Standbetreuer vor Ort muss sich nicht dauernd über das unzureichende WLAN entschuldigen.
Live ist nur das Präsenzevent
Du willst deine hybride Veranstaltung wirklich reduzieren und dich auf das Wesentliche fokussieren? Dann ermögliche nur den Teilnehmern vor Ort eine Teilnahme in Echtzeit und verzichte aufs Live-Streaming. Deinen Online-Teilnehmern präsentierst du dann wenige Stunden oder Tage später die Aufzeichnungen, die du für dieses Publikum vorab optimieren konntest. Das erscheint dir abwegig? Sehr viele TV-Show werden genauso präsentiert und für die Zuschauer ist das ganz normal.
Networking nur in den jeweiligen TN-Gruppen
Wer zu deinem Event angereist ist, möchte mit den Menschen vor Ort sprechen. Ganz egal, wie hybrid deine Veranstaltung ist. Darüber hinaus möchte der Teilnehmer, der remote zugeschaltet ist, an Videokonferenzen in guter Qualität teilnehmen. Das bedeutet, sowohl die Verbindung als auch die Tonqualität sollten möglichst störfrei sein. Doch genau das gelingt kaum jemanden, der sich von einer Veranstaltung in einen Videocall zuschaltet. Trenne daher die beiden Teilnehmergruppen beim Networking und mache klar sichtbar, welcher Teilnehmer sich gerade wo befindet.
Workshops mit getrennten Teilnehmergruppen
Hast du schon einmal an einem Videocall teilgenommen, bei dem einige Personen remote dabei waren und ein paar weitere sich in einem Besprechungsraum rund um ein Mikrofon und vor eine Webcam gesetzt haben? Die meisten dieser Videocalls enden in einem technischen Desaster. Oft kann der Online-Teilnehmer nicht alle Personen im Raum sehen oder hören. Das ist sehr nervig und zerstört jegliche Atmosphäre für kreative oder konstruktive Workshops. Besser sind daher auch hier getrennte Teilnehmergruppen. Du kannst deinen Referenten auch bitten, ein Thema zweimal durchzuführen. Oder du trennst die Themen und Personen bewusst und bringst die Learnings anschließend auf der gemeinsamen Bühne im Stream zusammen.
Fazit
Hybride Events sind die Königsklasse unter den Eventformaten. Zum einen, weil deren Komplexität durch die beiden Komponenten enorm steigt und zum anderen, weil du herausfinden musst, worauf deine Teilnehmer besonders Wert legen. Dabei sowie bei der Konzeption und Durchführung deiner hybriden, virtuellen oder Präsenzevents unterstützen wir dich gern. Kontaktier uns am besten gleich unter berlin@beeftea.de.