Hybride Events – Beispiele, Definition und Planung

Aktualisiert: 15. Apr.


Hybride Events organisieren

Wenn Großveranstaltungen verboten sind oder Veranstalter zu wenig Besucher für die Anmietung teurer Räumlichkeiten erwarten, können hybride Events eine Alternative sein. Hybride Events kombinieren die Vorteile von Präsenzveranstaltungen und virtuellen Events.


Erfahren Sie hier, was genau ein Hybrid-Event ist, welche Hybride Events Vor- und Nachteile es gibt und wie Sie erfolgreich hybride Events planen. Auch einige Hybride Events Bespiele werden vorgestellt.


Hybride Events Definition

Was sind hybride Events eigentlich? Bei diesen Events findet eine Veranstaltung in Präsenz in kleinem Rahmen statt. Zum Beispiel werden wichtige Teilnehmer und Top Speaker für eine Live-Runde mit Verträgen und Wortbeiträgen eingeladen. Das Event wird zudem online übertragen und die breite Masse der Teilnehmer nimmt so örtlich vollkommen unabhängig teil.

So ist also nur eine bestimmte Anzahl an Zuschauern und Gästen vor Ort, alle anderen schauen sich die Veranstaltung online und ganz bequem von zu Hause oder aus dem Büro an.


Bei einer Hybridveranstaltung sind die Online-Teilnehmer aber nicht nur reine Zuschauer, vielmehr nehmen sie auch aktiv Einfluss auf den Verlauf des Events. Zum Beispiel, indem Sie sich an Fragerunden beteiligen und so mit den Live-Teilnehmern in direkten Kontakt treten.


Zum Einsatz kommt dabei modernste Technologien, um Live- und Online-Event optimal miteinander vernetzen.


Zum Beispiel:

  • Umfragen

  • Live-Chats

  • interaktive Spiele

  • Challenges

Herausforderungen hybrider Events

Hybride Events sind komplex und eine Herausforderung für jeden Veranstalter. Zwei Events finden zum gleichen Zeitpunkt statt und müssen daher auch parallel organisiert und begleitet werden.


Damit beide Veranstaltungen virtuell und in Präsenz gut laufen, sind zwei Teams nötig. Ein zusätzlicher Koordinator behält dabei den Gesamtüberblick für das perfekte Hybrid-Event. Das Publikum muss dabei vor Ort genauso begeistert werden wie das Publikum, das online teilnimmt.


Vor Ort ist zusätzlich noch das Catering zu organisieren und auch Online-Teilnehmer erwarten eine angemessene Unterhaltung während der Pausen. Um alles optimal zusammenzubringen und eine Kommunikation zu ermöglichen, ist außerdem die richtige Technik wichtig.


Hybride Events Vor- und Nachteile


Hybridveranstaltungen haben zahlreiche Vorteile, aber auch Nachteile.


Hybride Events Vorteile:

  • hohe Reichweite

  • Kostenersparnis

  • individuelles, personalisiertes Erlebnis passend zur Zielgruppe

  • zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten für Online- und Offline Teilnehmer

  • einfache Teilnahme per Smartphone, Tablet oder PC

  • geringer Bedarf an Verpflegung, Übernachtungskosten, etc.

  • Teilnehmer können weltweit teilnehmen

  • reduzierte CO₂-Emissionen und Müllproduktion vor Ort, da ein Großteil der Teilnehmer nicht extra anreisen muss

  • Zeitersparnis, denn Anfahrtswege fallen für Online-Teilnehmer weg

  • Aufzeichnung der Online-Übertragung ist wiederverwendbar

  • professionelle Analyse und Reporting dank digitalem Teilnehmermanagement


Hybride Events Nachteile:

  • erhöhter Koordinationsaufwand bei zwei Events

  • abhängig von einwandfrei funktionierender Technik

  • stabiler Onlinezugang notwendig

  • Investitionskosten für technische Mittel

  • zusätzliches Personal notwendig für die Betreuung der Teilnehmer vor Ort sowie der Online-Gäste

  • komplexere Abläufe, denn beide Teilnehmergruppen müssen gleichermaßen professionell angesprochen werden


Hybride Events in Pandemiezeiten

Auch in der Coronapandemie haben sich die Vorteile von hybriden Veranstaltungen bewährt und zu einer Zunahme solcher Events geführt. Die hygienischen Bestimmungen sind bei dieser Art Event deutlich leichter und kostengünstiger umsetzbar. Viele Unternehmen planen daher auch langfristig, virtuelle und hybride Event-Formate durchzuführen.


Hybride Events planen und organisieren

Wenn Sie ein Hybrid Event planen, ist etwas Vorlaufzeit nötig. Ein starkes Konzept, eine professionelle Koordination und der organisatorische Aufwand benötigen Zeit. Besonders das Teilnehmermanagement vor und während des hybriden Events erfordert einiges an Fingerspitzengefühl, damit die Veranstaltung zum Erfolg wird.



Hybride Events planen – vor dem Event

Möchten Sie für Ihre Zielgruppe spannende, hybride Events organisieren? Zur Vorbereitung sind folgende Dinge wichtig.

  • Konzept passend zur Zielgruppe erstellen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Speaker einladen, auch vorab aufgezeichnete Vorträge sind möglich

  • gute Verpflegung und komfortable Unterkünfte organisieren

  • Einladungsgestaltung und -versand, Zu- und Absagen kontrollieren, Erinnerung-E-Mails versenden

  • Event-Webseite einrichten, Integration Video-Livestream

  • Passende Räumlichkeiten mieten

  • Teams zur Betreuung vor Ort und online einplanen, einen Koordinator bestimmen

  • Vor-Ort-Teilenehmer rechtzeitig zur Anreise, Unterkunft und Verpflegung sowie zu den sonstigen Gegebenheiten informieren

  • virtuelle Teilnehmer über die technischen Voraussetzungen und deren Anwendung für das geplante Event informieren

  • für technische Probleme und sonstige Fragen rund um das hybride Event einen Ansprechpartner bestimmen


Hybride Events organisieren – während dem Event


Läuft ein hybrides Event, sind folgende Punkte von Bedeutung.

  • personalisierte Namensschilder und Agenda

  • Überwachung technisch einwandfreier Präsentation

  • auf technische Probleme schnell reagieren

  • Networking vor Ort und online getrennt ermöglichen

  • unterhaltsame Pausen für Online-Teilnehmer

  • Ansprechpartner vor Ort bieten

  • Koordination von Catering, Technik, Gesprächsrunden/Vortragreihenfolge, etc.

  • Management von Statistiken und Echtzeit-Auswertungen

Hybride Events organisieren – nach dem Event

  • Teilnehmerfeedback einholen (z. B. per Umfrage oder Feedbackformular)

  • detaillierte Auswertung des Events

  • Aufzeichnungen online zur Verfügung stellen

  • weiterführende Downloads und Informationsmaterialien über Event-Website anbieten


Hybride Events Beispiele

Es gibt zahlreiche unterschiedliche Formen von hybriden Events. Nicht alle Formate lassen sich dabei gleichermaßen gut mit einem hybriden Event realisieren.


Wenn für ein Event möglichst viele Gäste persönlich anwesend sein müssen, ist ein Hybrid-Event weniger zu empfehlen. Kann eine große Teilmehrzahl auch online anwesend sein, sind hybride Events dagegen sehr gut möglich.


Hier finden Sie einige hybride Events Beispiele, die in der Praxis besonders häufig umgesetzt werden.


Hybride Events Beispiele:

  • Übertragung von Festivals und Konzerten

  • Präsentation von neuen Produkten mit oder ohne Verkaufsoption

  • Kongresse, Messen, (Presse-)Konferenzen, Podiumsdiskussionen, Ausstellungen

  • Betriebsrats- und Aufsichtsratssitzungen

  • Versammlungen von Unternehmen und Vereinen

  • Kunst oder Theatervorstellungen

  • Paraden, Umzüge und Feste

  • Schulungen & Fortbildungen

  • sportliche Events (z. B. Turniere und Meisterschaften)

  • Tagungen und Meetings

  • Verkaufsshows

  • Sport-Events, zum Beispiel große Turniere

Wenn Sie fragen dazu haben oder Unterstützung für Ihren Hybrid Event benötigen, erreichen Sie uns jederzeit unter berlin@beeftea.de


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