Wenn Großveranstaltungen verboten sind oder Veranstalter zu wenig Besucher für die Anmietung teurer Räumlichkeiten erwarten, können hybride Events eine Alternative sein. Hybride Events kombinieren die Vorteile von Präsenzveranstaltungen und virtuellen Events.
Erfahren Sie hier, was genau ein Hybrid-Event ist, welche Hybride Events Vor- und Nachteile es gibt und wie Sie erfolgreich hybride Events planen. Auch einige Hybride Events Bespiele werden vorgestellt.
Hybride Events Definition
Was sind hybride Events eigentlich? Bei diesen Events findet eine Veranstaltung in Präsenz in kleinem Rahmen statt. Zum Beispiel werden wichtige Teilnehmer und Top Speaker für eine Live-Runde mit Verträgen und Wortbeiträgen eingeladen. Das Event wird zudem online übertragen und die breite Masse der Teilnehmer nimmt so örtlich vollkommen unabhängig teil.
So ist also nur eine bestimmte Anzahl an Zuschauern und Gästen vor Ort, alle anderen schauen sich die Veranstaltung online und ganz bequem von zu Hause oder aus dem Büro an.
Bei einer Hybridveranstaltung sind die Online-Teilnehmer aber nicht nur reine Zuschauer, vielmehr nehmen sie auch aktiv Einfluss auf den Verlauf des Events. Zum Beispiel, indem Sie sich an Fragerunden beteiligen und so mit den Live-Teilnehmern in direkten Kontakt treten.
Zum Einsatz kommt dabei modernste Technologien, um Live- und Online-Event optimal miteinander vernetzen.
Zum Beispiel:
Umfragen
Live-Chats
interaktive Spiele
Challenges
Herausforderungen hybrider Events
Hybride Events sind komplex und eine Herausforderung für jeden Veranstalter. Zwei Events finden zum gleichen Zeitpunkt statt und müssen daher auch parallel organisiert und begleitet werden.
Damit beide Veranstaltungen virtuell und in Präsenz gut laufen, sind zwei Teams nötig. Ein zusätzlicher Koordinator behält dabei den Gesamtüberblick für das perfekte Hybrid-Event. Das Publikum muss dabei vor Ort genauso begeistert werden wie das Publikum, das online teilnimmt.
Vor Ort ist zusätzlich noch das Catering zu organisieren und auch Online-Teilnehmer erwarten eine angemessene Unterhaltung während der Pausen. Um alles optimal zusammenzubringen und eine Kommunikation zu ermöglichen, ist außerdem die richtige Technik wichtig.
Hybride Events Vor- und Nachteile
Hybridveranstaltungen haben zahlreiche Vorteile, aber auch Nachteile.
Hybride Events Vorteile:
hohe Reichweite
Kostenersparnis
individuelles, personalisiertes Erlebnis passend zur Zielgruppe
zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten für Online- und Offline Teilnehmer
einfache Teilnahme per Smartphone, Tablet oder PC
geringer Bedarf an Verpflegung, Übernachtungskosten, etc.
Teilnehmer können weltweit teilnehmen
reduzierte CO₂-Emissionen und Müllproduktion vor Ort, da ein Großteil der Teilnehmer nicht extra anreisen muss
Zeitersparnis, denn Anfahrtswege fallen für Online-Teilnehmer weg
Aufzeichnung der Online-Übertragung ist wiederverwendbar
professionelle Analyse und Reporting dank digitalem Teilnehmermanagement
Hybride Events Nachteile:
erhöhter Koordinationsaufwand bei zwei Events
abhängig von einwandfrei funktionierender Technik
stabiler Onlinezugang notwendig
Investitionskosten für technische Mittel
zusätzliches Personal notwendig für die Betreuung der Teilnehmer vor Ort sowie der Online-Gäste
komplexere Abläufe, denn beide Teilnehmergruppen müssen gleichermaßen professionell angesprochen werden
Hybride Events in Pandemiezeiten
Auch in der Coronapandemie haben sich die Vorteile von hybriden Veranstaltungen bewährt und zu einer Zunahme solcher Events geführt. Die hygienischen Bestimmungen sind bei dieser Art Event deutlich leichter und kostengünstiger umsetzbar. Viele Unternehmen planen daher auch langfristig, virtuelle und hybride Event-Formate durchzuführen.
Hybride Events planen und organisieren
Wenn Sie ein Hybrid Event planen, ist etwas Vorlaufzeit nötig. Ein starkes Konzept, eine professionelle Koordination und der organisatorische Aufwand benötigen Zeit. Besonders das Teilnehmermanagement vor und während des hybriden Events erfordert einiges an Fingerspitzengefühl, damit die Veranstaltung zum Erfolg wird.
Hybride Events planen – vor dem Event
Möchten Sie für Ihre Zielgruppe spannende, hybride Events organisieren? Zur Vorbereitung sind folgende Dinge wichtig.
Konzept passend zur Zielgruppe erstellen
Präsentationen vorbereiten
Speaker einladen, auch vorab aufgezeichnete Vorträge sind möglich
gute Verpflegung und komfortable Unterkünfte organisieren
Einladungsgestaltung und -versand, Zu- und Absagen kontrollieren, Erinnerung-E-Mails versenden
Event-Webseite einrichten, Integration Video-Livestream
Passende Räumlichkeiten mieten
Teams zur Betreuung vor Ort und online einplanen, einen Koordinator bestimmen
Vor-Ort-Teilenehmer rechtzeitig zur Anreise, Unterkunft und Verpflegung sowie zu den sonstigen Gegebenheiten informieren
virtuelle Teilnehmer über die technischen Voraussetzungen und deren Anwendung für das geplante Event informieren
für technische Probleme und sonstige Fragen rund um das hybride Event einen Ansprechpartner bestimmen
Hybride Events organisieren – während dem Event
Läuft ein hybrides Event, sind folgende Punkte von Bedeutung.
personalisierte Namensschilder und Agenda
Überwachung technisch einwandfreier Präsentation
auf technische Probleme schnell reagieren
Networking vor Ort und online getrennt ermöglichen
unterhaltsame Pausen für Online-Teilnehmer
Ansprechpartner vor Ort bieten
Koordination von Catering, Technik, Gesprächsrunden/Vortragreihenfolge, etc.
Management von Statistiken und Echtzeit-Auswertungen
Hybride Events organisieren – nach dem Event
Teilnehmerfeedback einholen (z. B. per Umfrage oder Feedbackformular)
detaillierte Auswertung des Events
Aufzeichnungen online zur Verfügung stellen
weiterführende Downloads und Informationsmaterialien über Event-Website anbieten
Hybride Events Beispiele
Es gibt zahlreiche unterschiedliche Formen von hybriden Events. Nicht alle Formate lassen sich dabei gleichermaßen gut mit einem hybriden Event realisieren.
Wenn für ein Event möglichst viele Gäste persönlich anwesend sein müssen, ist ein Hybrid-Event weniger zu empfehlen. Kann eine große Teilmehrzahl auch online anwesend sein, sind hybride Events dagegen sehr gut möglich.
Hier finden Sie einige hybride Events Beispiele, die in der Praxis besonders häufig umgesetzt werden.
Hybride Events Beispiele:
Übertragung von Festivals und Konzerten
Präsentation von neuen Produkten mit oder ohne Verkaufsoption
Kongresse, Messen, (Presse-)Konferenzen, Podiumsdiskussionen, Ausstellungen
Betriebsrats- und Aufsichtsratssitzungen
Versammlungen von Unternehmen und Vereinen
Kunst oder Theatervorstellungen
Paraden, Umzüge und Feste
Schulungen & Fortbildungen
sportliche Events (z. B. Turniere und Meisterschaften)
Tagungen und Meetings
Verkaufsshows
Sport-Events, zum Beispiel große Turniere
Wenn Sie fragen dazu haben oder Unterstützung für Ihren Hybrid Event benötigen, erreichen Sie uns jederzeit unter berlin@beeftea.de
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