Wie spannend können digitale Vertriebstagungen mit mehr als 280 PowerPoint-Slides sein? Erst recht, wenn das allseits beliebte Buffett und das Networking rund um das bislang analoge Event wegfällt? Als Eventagentur standen wir vor genau dieser Herausforderung für einen namhaften Lebensmittelproduzenten eine Tagung ins Digitale zu transformieren und können rückblickend sagen: Es funktioniert sehr gut. Auch digitale Tagungen mit enorm vielen Slides und geballtem Know-how können spannend gestaltet werden. Das Feedback der Teilnehmer gibt uns Recht. Möchtest Du wissen, wie uns das gelungen ist und was Du davon auch bei Deinen digitalen Events umsetzen kannst? Dann lies unbedingt weiter.
Digitalevents gesendet aus realen Studios wirken lebendiger
Vielleicht ist Dir das auch schon aufgefallen. Sobald alle Sprecher einer Online-Session lediglich aus ihrem Home Office oder aus dem eigenen Büro senden, wirkt es schnell wie eine x-beliebige Videokonferenz. Zoom Fatigue, sprich Müdigkeit und Erschöpfung, macht sich breit. Damit Deine Digitalevents lebendiger wirken, kannst Du an einigen Stellschrauben drehen. Die erste Möglichkeit: Verlege die Präsentationen Deiner Speaker in ein echtes Aufnahme-Studio. Dort kannst Du die Qualität von Bild und Ton dank eines professionellen Technik-Teams deutlich verbessern. Außerdem sorgst Du so fast automatisch dafür, dass Deine Speaker beim Präsentieren tatsächlich stehen. Schon das allein bringt deutlich mehr Spannung und somit Wirkung in das Gesagte.
Bei der digitalen Vertriebstagung im August haben wir als Agentur für digitale Events daher gleich aus mehreren Studios live gesendet: Aus zwei GreenScreen-Studios und drei Satelliten-Studios. Vor allem die GreenScreen-Studios erlauben es uns - oder eben auch Dir bei Deinen Events - den Hintergrund einer Präsentation vollkommen frei zu gestalten. Egal, ob Du aus einem fiktiven Büroumfeld, aus einem Werk, von einem Messegelände, einer Tagungslocation oder sogar virtuell frei erdachten Orten senden möchtest, alles ist möglich. Passen Hintergrund zu der Präsentation Deiner Sprecher, zu seiner Einbindung ins Sendebild und zu Deiner Event-Botschaft, hast Du alles richtig gemacht.
Abwechslung bei Digitalevents
Vielleicht kennst Du das mittlerweile sehr bekannte Motto für Events und erst recht für Digitalevents: “Kurz schlägt lang und Abwechslung erfreut.” Im Kern verbirgt sich dahinter schon das Geheimnis des Erfolgs der digitalen Vertriebstagung. Schauen wir trotzdem noch einmal genauer hin, was die digitale Tagung so erfolgreich gemacht hat.
Mittlerweile wissen wir sehr genau, dass die Abbruchquote, also die Quote derer, die aus dem Digitalevent aussteigt, bei einer Sendezeit von 60 Minuten deutlich ansteigt. Möchtest Du das vermeiden, sollte Dein Digitalevent kürzer sein oder spätestens nach 60 Minuten eine Abwechslung bieten. Noch besser ist es, wenn Du schon vorher unterschiedliche Formate, Medien und Sprecher einbindest. Deshalb hatte die digitale Vertriebstagung bei insgesamt 390 Sendeminuten auch 12 Zwischentrailer und 6 Filme, die die Zuschauer hinter ihren Bildschirmen in regelmäßigen Zeitabständen immer wieder anders ansprachen.
Die Perspektive macht’s – der feine Unterschied bei Digitalevents
Digitalevents, Online-Meetings oder virtuelle Tagungen sind unterschiedlich komplex. Mit zunehmender Reihenfolge steigt deren Komplexität:
Du als Eventplaner oder präsentierendes Unternehmen überträgst etwas ins Internet.
Im nächsten Schritt fügst Du eine Live-Schalte hinzu.
Noch komplexer wird es, wenn aus der einen Live-Schalte mehrere werden. So wie bei diesem Event insgesamt 5 Studios involviert waren.
Darüber hinaus bindest Du als Eventplaner attraktiv gestaltete PowerPoint-Präsentationen in mein Sendebild ein.
Noch spannender wird es, wenn Du für einen Bildwechsel dank unterschiedlicher Kamera- und Locationperspektiven sorgst. So bleibt Dein Zuschauer am Ball und folgt tatsächlich den Präsentationen Deiner Speaker.
Die digitale Vertriebstagung in Zahlen
Lass uns noch einmal auf das Ergebnis der digitalen Tagung schauen. So eine Vertriebstagung mit PowerPoint-Slides im Akkord ist organisatorisch schon eine Herausforderung. Damit es für Deine Teilnehmer ein echtes Erlebnis wird, brauchst Du viel Abwechslung. Die haben wir mit der digitalen Vertriebstagung erreicht dank der:
6 Filme
12 Zwischentrailer
18 Vorträge
29 Referenten
281 Slides
in 390 Sendeminuten
für 500 digitale Teilnehmer.
Die Resonanz aufs Digitalevent
Haben wir unser Ziel erreicht? Ein klares Ja.
Wir geben zu, Anfangs hatten viele Beteiligte Bedenken, ob so eine analoge Vertriebstagung wirklich in ein begeisterndes Digitalevent transformiert werden kann und ob es technisch überhaupt funktionieren kann. Oder klarer ausgedrückt: “So eine PowerPoint-Schlacht muss am Bildschirm doch langweilig werden, oder?” Allerdings konnten wir sie vom Gegenteil überzeugen und vor allem auch für das nächste digitale Vorhaben begeistern. Viele hätten vorab nicht gedacht, dass eine digitale Vertriebstagung so gut sein kann.
Dieses Feedback und die Einzelaussagen haben wir dank einer detaillierten Umfrage erhalten und empfehlen dieses Vorgehen auch Dir als Eventplaner. So hast auch Du hinterher schwarz auf weiß, was Deinen Teilnehmern gefiel und was nicht und kannst für das nächste Mal nachsteuern.
Was unsere Teilnehmer vermissten? Die meisten vermissten nichts und wenn doch, dann war es “das Menschliche, was man nicht virtuell darstellen kann”. Das macht uns sehr glücklich und lässt uns hoffnungsvoll auf die kommende Zeit der hybriden Events blicken.
Fazit
Egal wie herausfordernd ein analoges Event und dessen Besonderheiten auch sein mögen, mit dem richtigen Konzept wird auch Dein Digitalevent ein Erfolg, bei dem die Menschen gern von Anfang bis Ende vor ihren Bildschirmen dabeibleiben.
PS: Seien es unzählige PowerPoints, sachliche Kernbotschaften, remote zugeschaltete Speaker oder mehrere Live-Studios – was auch immer Du umsetzen möchtest, BEEFTEA unterstützt dich dabei gern.
Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, schreibe uns an berlin@beeftea.de