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BEEFTEA group -
der zuverlässige Ansprechpartner für Ihre Veranstaltungsplanung

Das Planen einer betrieblichen Veranstaltung wie z. B. eine Firmenfeier, eine Produktvorstellung oder Ähnliches erfordert in der Regel viel Zeit und Ressourcen. Viele Unternehmer haben zudem bei der Veranstaltungsplanung auch verstärkt den Fokus auf Nachhaltigkeit und ein verantwortliches sowie umweltbewusstes Auftreten und Handeln. Unsere Eventagentur ist spezialisiert für die Planung von Veranstaltungen in ganz Europa. Dabei umfasst unser Portfolio neben Live Events für die verschiedensten Anlässe auch digitale sowie hybride Events. Außerdem sind wir eine zertifizierte Agentur für Green Events, die keinen CO2 Fingerprint hinterlassen. Erfahren Sie mehr über darüber, wie wir als Veranstaltungsplaner Ihr Unternehmen Schritt für Schritt zum perfekten Event unterstützen  können.


Sicherheit und Innovation - Eventplanung mit der BEEFTEA group

Wir sorgen dafür, dass Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird! Als Veranstaltungsplaner ermöglichen die Mitarbeiter unserer Eventagentur in Berlin, Hamburg und Köln die optimale Umsetzung Ihrer Wünsche und Vorstellungen für die geplante Veranstaltung. Eine unserer Hauptaufgaben ist dabei die Konzeption nachhaltiger Veranstaltungen, wofür wir als Unternehmen bereits mehrfach zertifiziert worden sind. Außerdem zählen auch die Veranstaltungstechnik, die Rauminszenierung sowie das Event Marketing zu unseren Stärken. Als innovative Lösungsfinder kombinieren wir die Vorzüge von Live Events mit den Möglichkeiten von digitalen Veranstaltungen und organisieren für Sie auf Wunsch auch hybride Events, an denen erfahrungsgemäß wesentlich mehr Besucher teilnehmen können.


Grüne Events für eine nachhaltige Veranstaltungsplanung

Aufgrund der globalen Klimakrise und im Sinne eines umweltbewussten Handelns wird für viele Unternehmer das Thema Nachhaltigkeit immer wichtiger. Auch bei Veranstaltungen wollen viele diesen Aspekt berücksichtigt wissen. Mit wenig Mehraufwand kann der CO2 Ausstoß, der durch die Planung, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung entsteht, deutlich reduziert werden. Die BEEFTEA Group hat bereits einige Unternehmen bei ihrem ersten CO2 freien Event unterstützen dürfen, und wir freuen uns, unser Know How und unsere Erfahrung in diesem Bereich auch weiterhin teilen und Sie bei der nachhaltigen Veranstaltungsplanung zu unterstützen. Wenn Sie ein grünes Event planen, sind wir Ihr verlässlicher Ansprechpartner und organisieren Ihre klimafreundliche Veranstaltung von der Wahl der Location bis zur technischen Unterstützung während des Events.


Hybride Events bei der BEEFTEA group

Mit hybriden Events sind Veranstaltungen gemeint, die sowohl physisch als auch virtuell besucht werden können. In der Regel gibt es dabei eine konkrete Location, wo das Veranstaltungsprogramm vor Zuschauern abläuft, so wie man das von Live Events kennt. Gleichzeitig haben aber auch Besucher aus der ganzen Welt die Möglichkeit, das Event in Echtzeit über das Internet zu verfolgen, indem sie sich in den Live-Stream einwählen, über den die Veranstaltung übertragen wird. Obwohl viele Eventagenturen inzwischen den Service von hybriden Events in ihrem Portfolio haben, fehlt es oft an Erfahrung und dem technischen Wissen, um derartige Events erfolgreich konzeptualisieren und durchführen zu können. Die BEEFTEA Group bringt die notwendigen Voraussetzungen hierfür mit und ist als Agentur für hybride Events in ganz Europa an 3 Standorten deutschlandweit aktiv. Als Veranstaltungsplaner sorgen wir bei Ihrem hybriden Event für maximale Reichweite und ermöglichen professionelle Markenerlebnisse sowohl live als auch virtuell.

Fragen und Tipps zur Planung einer erfolgreichen Veranstaltung
 

Wie organisiert man eine Veranstaltung?

Als Erstes müssen Sie sich entscheiden, welche Art von Veranstaltung Sie wünschen. Es gibt viele verschiedene Arten von Veranstaltungen und jede hat ihre eigenen Anforderungen. Einige erfordern einen hohen Planungsaufwand, während z.B. ein Webinar in wenigen Stunden oder Tagen organisiert werden kann.

Wie wähle ich ein Thema für meine Veranstaltung?

Überlegen Sie sich den Zweck und das Zielpublikum Ihrer Veranstaltung. Es ist auch wichtig, die Zielgruppe zu bestimmen die Sie ansprechen möchten und zu überlegen, wie Sie sie am besten mit Marketing und Werbung ansprechen können. Wenn Sie ein jüngeres Publikum im Auge haben, werden Sie es eher auf Social-Media-Plattformen wie Instagram und TikTok finden und ansprechen, während etablierte Kanäle wie Linkedin und Facebook besser für ein geschäftliches Publikum geeignet sind.

 

Auswahl des Standortes

Wenn Sie diese wichtigen Details bereits in einem frühen Stadium des Veranstaltungsprozesses festlegen, können Sie sie mit potenziellen Rednern oder Gästen teilen und so ein klareres und wertvolleres Angebot machen. Überlegen Sie sich, welche Anforderungen Sie an den Veranstaltungsort stellen (Lage, Kücheneinrichtungen, Zugänglichkeit, Ausschankgenehmigung usw.).

 

Setzen Sie sich ein Budget

Wenn Sie in naher Zukunft eine Firmenevent oder einen anderen besonderen Anlass planen, ist es wichtig, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie viel Geld Sie dafür benötigen werden. Auf diese Weise können Sie Ihr Budget planen und sicherstellen, dass Sie nicht mehr ausgeben, als Sie geplant haben. Wenn Sie eine erfolgreiche Veranstaltung ausrichten wollen, sollten Sie mit den Vorbereitungen früh beginnen.

Wollen Sie mit der Veranstaltung einen Gewinn erzielen oder einfach nur Ihre Kosten decken? Vielleicht ist das Ziel, Geld für eine Wohltätigkeitsorganisation oder einen guten Zweck zu sammeln? Werden die Eintrittskarten kostenlos oder kostenpflichtig sein - und wenn kostenpflichtig, wie viel werden sie kosten? Wie auch immer Sie sich entscheiden, die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen helfen, sich auf die Finanzen Ihrer Veranstaltung zu konzentrieren, unabhängig davon, ob Sie sie virtuell oder persönlich durchführen.
 

Wie man Sponsoren für eine Veranstaltung findet

Stellen Sie eine Liste Ihrer idealen Sponsoren zusammen. Überlegen Sie sich genau, was Sie von ihnen wollen und was Sie ihnen im Gegenzug für ihre Unterstützung anbieten können, sei es in Form von Markenartikeln oder einer gesponserten Grundsatzrede. Da es sich um eine Partnerschaft handelt, sollten Sie ein Sponsoringangebot ausarbeiten, das für beide Seiten vorteilhaft ist.

 

Wie wirbt man für eine Veranstaltung?

Sie müssen in der Lage sein, für Ihre Veranstaltung zu werben. Dies können Sie neben Ihren vorhandenen Kontakten erreichen, indem Sie die richtigen sozialen Medienkanäle nutzen und passende Inhalte erstellen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Veranstaltung auf allen relevanten Plattformen bewerben. Das sind under anderem Instagram, LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, Reddit, Snapchat, aber auch lokale Eventseiten.

Entwickeln Sie einen Notfallplan

Auch wenn Sie hart daran arbeiten, einen reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten, sollten Sie realistisch sein und sich auf alle Eventualitäten vorbereiten. Auf diese Weise können Sie einen Plan ausarbeiten, wie Sie auf unvorhergesehene Hindernisse (wie die Absage von Rednern, die Absage eines Veranstaltungsortes oder geänderte COVID-19-Beschränkungen) reagieren können. Maßnahmen wie klare Rückerstattungsrichtlinien und virtuelle Backups sorgen dafür, um mögliche Katastrophen zu vermeiden.
 

Schicken Sie Erinnerungen

In den Tagen vor der Veranstaltung ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, sich bei allen zu melden.  Senden Sie den Teilnehmern per E-Mail Anweisungen, wie sie den Veranstaltungsort finden oder sich bei Ihrer Videohosting-Plattform anmelden können, melden Sie sich bei den Lieferanten, um die Zeiten zu bestätigen, und fragen Sie die Redner, ob sie besondere Wünsche haben. Wenn Sie diese Art von Gesprächen im Voraus führen, können Sie am Veranstaltungstag wertvolle Zeit sparen.

Für jede Veranstaltung das richtige Konzept

Egal, ob Sie Ihre Veranstaltung als Live Event durchführen wollen oder ein digitales Meeting planen, das in mehrere Länder übertragen werden soll - wir von BEEFTEA bieten Ihnen innovative Konzepte, die die Vorzüge beider Welten vereinen. Auf Wunsch organisieren und planen wir Ihre Veranstaltung von der Wahl der richtigen Location über das Catering bis hin zur technischen Ausstattung und dem Besuchermanagement. Auch hybride Events, die sowohl live als auch virtuell besucht werden können, gehören zu unserem Leistungsspektrum. Außerdem sind wir spezialisiert auf die Organisation von Green Events, die uns als nachhaltigem Veranstaltungsplaner besonders am Herzen liegen. Dabei werden alle Inhalte und Abläufe von unserem kompetenten Team so optimiert, dass sie sowohl die physischen als auch die virtuellen Teilnehmer gleichermaßen ansprechen und erreichen. Nehmen Sie gleich Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich unverbindlich und kostenlos zum hybriden oder grünen Konzept für Ihre nächste Veranstaltung beraten.